Av arkitekt Anne Carlsen – Forum  Arkitekter 

og advokat Lars S. Alsaker – Advokatfirmaet Steenstrup Stordrange

Plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften gir kommunen rett til å fastsette gebyr for byggesaksbehandling. Men samtidig  skal gebyret reduseres eller falle bort dersom kommunen ikke overholder de frister for saksbehandlingen som er fastsatt. Reglene om beregning av fristene blir derfor viktig. Mange ansvarlige søkere har nok opplevd at kommunen, kun et par dager før saksbehandlingsfristens utløp, finner mangler ved søknaden eller krever mer dokumentasjon. Man vil da typisk hevde at det ikke er levert «fullstendig søknad» og at

Frister og gebyrbortfall
Etter plan- og bygningslovens § 21-7 skal en alminnelig byggesak være ferdigbehandlet 12 uker etter at fullstendig søknad mottas. Dersom tiltaket fullt ut er i samsvar med lov, forskrift og gjeldende arealplaner, og ingen merknader fra naboer eller gjenboere foreligger eller tillatelse eller samtykke fra andre myndigheter er unødvendig, er saksbehandlingsfristen tre uker. Dersom kommunen ikke klarer å holde disse fristene fastsetter byggesaksforskriftens § 7-6 at 25% av gebyret bortfaller for hver påbegynt uke som saksbehandlingsfristen er overskredet med. Er kommunen mer enn 3 uker over fristen, så faller hele gebyret bort.

Utgangspunktet for saksbehandlingsfristen
Hovedregelen for fristberegningen er fastsatt i forskriftens § 7-2. Her heter det at tidsfristen gjelder «fra søknad er mottatt og til vedtak er sendt».

Utgangspunktet for fristen er med andre ord den dato da byggesøknad ble registrert mottatt i kommunens postjournal. Fristen avbrytes den dato kommunen sender vedtaket i byggesaken til parten. Det er også fastsatt i § 7-2 at fristen «kan forlenges med den tid som medgår til feilretting eller supplering av opplysninger».

Samtidig fremgår det av plbl. § 21-7 at fristen begynner å løpe når «fullstendig søknad foreligger». Med fullstendig søknad menes at opplysninger og dokumentasjon  som er nødvendig for at kommunen kan ta saken til behandling er med. Dersom søknaden har vesentlige feil eller mangler skal kommunen avvise saken, og returnere søknaden. Det heter i lovforarbeidene at kommunen bør gi en rask tilbakemelding til søker om slike mangler. Lovens system forutsetter at kommunen raskt etter mottak foretar dokumentkontroll av søknaden.

Dersom kommunen ikke avviser søknaden inne kort tid etter mottaket, må søknaden anses å være tatt til behandling. Kommunen må stå ved den vurderingen som gjøres når søknaden mottas. Har søknaden mindre feil eller mangler, vil fristen forlenges med den tiden det tar å få nye opplysninger fra ansvarlig søker/tiltakshaver til kommunen. Om for eksempel kommunen fem uker etter mottak av søknad påpeker mangler ved søknaden, og tiltakshaver bruker 12 dager på å få supplerende dokumentasjon oversendt til kommunen, så vil saksbehandlingsfristen forlenges kun med disse 12 dagene.

I departementets retningslinjer er det presisert  at «Tid som brukes til å vurdere om søknaden er klar til å behandles må regnes med i fristen på 12 uker».

Enkelte kommunen har den praksis at de regner hele 12-ukers fristen på nytt fra det tidspunkt den supplerende dokumentasjonen mottas. Dette er ikke korrekt. Det er kun den tid som medgår fra kommunen påpeker manglene, og til kommunen mottar de nye opplysningene, som kan legges til saksbehandlingstiden. Dette er det viktig å være oppmerksom på – for nettopp i slike tilfeller vil kommunens rett til gebyr kunne være falt bort.

Vesentlige mangler  kontra mindre feil eller mangler
Som vi har sett vil forskjellen på hva som anses som en vesentlig mangel ved søknaden, og hva som anses som mindre feil og mangler, kunne være avgjørende for fristberegningen.  Dette må vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Hva som skal følge med en søknaden etter byggesaksforskriftens § 5-4 vil være retningsgivende.
I sak nylig behandlet av Fylkesmannen i Hordaland hadde kommunen mottatt og registrert byggesøknaden. Men søknaden ble deretter forlagt i mer enn 16 uker uten behandling. Når det ble purret, og saksbehandling ble igangsatt, mente kommunen at søknaden måtte suppleres. Dette ble fra tiltakshavers side gjort i løpet av 9 dager, og byggeløyve ble deretter gitt.
Kommunen krevde gebyr, men dette ble påklaget. Kommunen anførte nå at søknaden hadde hatt vesentlige mangler, og at fristen derfor først løp fra de nye opplysningene var mottatt. Dette ble avvist av Fylkesmannen. Fylkesmannen viste til departementets rundskriv om at kommunene må avdekke eventuelle feil på et så tidlig tidspunkt som mulig, og at også tid som brukes til å vurdere om søknaden er klar til behandling inngår i fristen på 12 uker. Saksbehandlingsfristen var da allerede ute da kommunen startet saksbehandlingen. Fylkesmannen vektla også at når kommunen først hadde valgt å realitetsbehandle saken, så kunne en ikke i ettertid argumentere med at manglene hadde vært så vesentlig at en egentlig burde returnert hele søknaden. En kommune som ikke innen kort tid returnerer en søknad som mangelfull binder seg således til egne valg. Gebyr ble i denne saken fastsatt til kr. 0,-.

Forslag til justering av byggesaksforskriften
For å slippe vanskelige skjønnsmessige vurderinger burde byggesaksforskriften fastsatt en frist på 2 uker etter mottak til vurdere søknaden og eventuelt returnere en vesentlig mangelfull søknad. Dersom ikke søknaden ble returnert innen 2 uker burde kommunen være avskåret fra å senere legge til grunn at «fullstendig søknad» ikke var mottatt. På denne måten kunne en skapt forutsigbarhet og klarhet knyttet til fristberegningene, og sluppet å ta stilling til distinksjonen mellom vesentlige mangler ved søknad kontra mindre vesentlige feil og mangler. Dette ville også i større grad tvunget kommunene inn i gode rutiner, og til å frafalle gebyr på eget initiativ der dette ikke er berettiget. Da ville også reglene om saksbehandlingsfrister, og gebyrbortfall, i større grad virket i samsvar med lovgivers intensjon.